De Regeling inburgering oudkomers laat gemeenten vrij in de invulling van trajecten voor oudkomers. De enige voorwaarde om voor een rijksbijdrage in aanmerking te komen is een goede rapportage. Aan welke voorwaarden deze rapportage moet voldoen vertellen Rob Schepens van het Ministerie van Justitie en Erik Dorscheidt van de Taskforce Inburgering tijdens de workshop Laat je resultaten zien! ‘Gemeenten hebben zelf als eerste belang bij een gedegen rapportage. Als verantwoordelijk ambtenaar wil je toch weten of je beleid succesvol is?’

Voorbereiding
Een goede registratie begint met een goede voorbereiding. De eerste stap die u als gemeente zou moeten zetten bij de implementatie van oudkomersbeleid is het inrichten van uw organisatie. Stel een (beleid)plan op, wijs een projectleider aan, maak interne (werk)afspraken en leg dossiers aan van oudkomers. Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar de praktijk is weerbarstig weet Rob Schepens . ‘Bij kleine gemeenten is inburgering vaak slechts één van de taken van een ambtenaar. Om te zorgen dat het beleid goed van de grond komt zijn heldere afspraken nodig’, aldus Schepens. Dit geldt ook voor het contact met uitvoeringsinstellingen. ‘Maak afspraken over de registratie: welke informatie heb je nodig, hoe vaak en wanneer. Spreek af hoe het wordt aangeleverd, op papier of digitaal. Leg afspraken vast in een overeenkomst. Realiseert u zich dat zonder deze informatie een goede rapportage niet mogelijk is en dat u aan het eind van de rit zonder geld komt te zitten als u geen heldere afspraken maakt over de informatie-uitwisseling’, waarschuwt Erik Dorscheidt.

‘Voor gemeenten is de uitdaging om zoveel mogelijk mensen binnen te krijgen.’   Liesbeth Staal, gemeente Haarlemmermeer

Registratie
Als de organisatie op poten is gezet kan de uitvoering beginnen, die start met een selectie van de deelnemers. De mensen die in aanmerking komen voor inburgering worden uitgenodigd voor een inburgeringsonderzoek, dat bestaat uit een intake en een begintoets NT2. Ook worden afspraken gemaakt over het doel van het traject. De afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst met de oudkomer. Op basis van de wensen van de inburgeraar wordt vervolgens een trajectplan gemaakt. Daarin staat welk programma de deelnemer gaat volgen. Het gaat altijd om een duaal traject, dat kan bijvoorbeeld bestaan uit een sollicitatiecursus, een training opvoedingsondersteuning of een beroepsopleiding in combinatie met taalles. Het traject is afgerond als is voldaan aan de afspraken zoals neergelegd in de overeenkomst tussen gemeente en inburgeraar. Als voorwaarde geldt dat een begin- en eindtoets is afgenomen.

Dossier
Gedurende het hele traject worden gegevens verzameld door de betrokken partijen en samengevoegd in het dossier van de oudkomer. Dit dossier heeft u als gemeente nodig om de inburgeraar goed te begeleiden, maar is ook de basis voor de rapportage aan het Rijk. Naast persoonlijke informatie over de oudkomer en gegevens over de voortgang van het traject bevat elk dossier in elk geval de volgende documenten:

• een uitdraai van de gemeentelijke basisadministratie (GBA)
• een overeenkomst tussen gemeente en oudkomer
• een verklaring van de onderwijsinstelling over de begin- en eindtoets
• een bevestiging van de gemeente dat het traject is afgerond (bijvoorbeeld in de vorm van een brief aan de oudkomer).

Vergeet u vooral niet om in het dossier ook data op te nemen, zoals de datum waarop het dossier is geopend, de datum van overeenkomst, de start- en einddatum van het traject en de datum van uitstroom. Verder bevat het dossier een beschrijving van het doel en de onderdelen van het trajectplan en de resultaten van het begin- en eindniveau. Een dossier dat voldoet aan deze kenmerken, bevat de nodige informatie voor de verantwoording aan het Rijk en geeft u als gemeente de mogelijkheid om de uitvoering van uw beleid op de voet te volgen.

Rapportage
De Tweede Kamer heeft de inburgering van oudkomers aangemerkt als ‘groot project’. Dit betekent dat het Ministerie van Justitie halfjaarlijks verantwoording moet afleggen over het gevoerde beleid. Het departement vraagt daarom elk half jaar aan gemeenten om een monitor in te vullen via de website www.monitoroudkomers.nl. Daarnaast moeten de gemeenten een papieren versie met een accountantsverklaring (zie kader pag. 2) opsturen naar CFI, dat de administratie voor het Ministerie verzorgt. Gemeenten die per 1 januari 2003 zijn gestart met het oudkomersbeleid kunnen van 1 augustus tot en met 1 oktober de monitor invullen. De ingevulde gegevens hebben betrekking op de eerste helft van 2003 vanaf de toekenning van de bijdrage. Op de website www.monitoroudkomers.nl is een voorbeeld van de monitor oudkomers en het informatie- en accountsprotocol opgenomen. Het Ministerie van Justitie verwerkt de informatie uit de ingevulde monitors in een rapport voor de Tweede Kamer.

Financiële verrekening
In 2005 volgt de eindafrekening. Op basis van gegevens uit de verschillende monitors, wordt een overzicht gemaakt van het aantal gestarte en afgeronde trajecten en van de stijging in NT2-niveau. Dit overzicht wordt door de accountant gecontroleerd. Na vergelijking met de prognose stelt het Ministerie van Justitie een definitieve beschikking op.

Lees verder: Workshop: hoe kom ik tot resultaten?, Eerst denken, dan doen

Download:Congreskrant, Alle oudkomers tellen (pdf 750kb.)