Service

Regie Inburgering

Administratieve organisatie

De administratieve organisatie is de wijze waarop de administratie is georganiseerd om de uitvoeringsprocessen administratief te beheersen met het oog op de gestelde doelen. De administratieve organisatie (AO) is onderdeel van een cyclus van uitvoering, meten, analyse, verbetering, uitvoering, meten, enz. De AO is van essentieel belang voor de regie, omdat de AO de gegevens oplevert voor de aansturing van de uitvoeringsorganisaties.
De AO is als volgt in deze cyclus gepositioneerd:

Regie: ontwikkelt beleid gericht op een sluitende aanpak en structureert het samenwerkingsmodel en het uitvoeringsproces.
Organisaties: voeren het proces uit onder regie van de regisseur; door een aaneenschakeling van handelingen ontstaat het proces.
Proces: het totaal van handelingen in de uitvoering en daarmee ook de bron van alle gegevens.
AO: de wijze waarop de gegevens worden geregistreerd, geordend en gecommuniceerd.
Monitor: het meten van het proces op een of meer momenten t.b.v. de rapportagedoelstelling.
Rapport: de output van de monitor.
Regie: de regie bewaakt en analyseert op basis van Rapportages: de regie doet verbetervoorstellen die leiden tot aanpassingen in het proces.

De registratie van de uitvoering van het inburgeringsbeleid op drie niveau's moet plaatsvinden: het product, het werkproces en de uitvoeringsorganisatie. De gekozen meetpunten moeten voor de monitoring aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De meetpunten moeten een proces - b.v. een voortgangsgesprek - zo beschrijven dat alle informatie die nodig is voor de rapportage, geleverd wordt.
• Ze moeten kunnen worden gesignaleerd. Vaak zijn het antwoorden op vragen, maar het kan ook b.v. het constateren van de aanwezigheid van de cliënt op een cursus zijn.
• Ze moeten eenduidig geregistreerd worden.

De rapportagevraag is afhankelijk van wie erom vraagt: de trajectbegeleider, de projectleiding, de regisseur, de wethouder of de rijksoverheid.
Een belangrijke rapportage is de cohortrapportage, omdat die voorziet in de informatiebehoefte van wethouder en rijksoverheid. Een cohortrapportage meet de voortgang in de tijd van een groep deelnemers ("product") van een proces of van organisaties. De basis wordt gevormd door het definiëren van een selectie die als uitgangspunt (100%meting) dient voor de overige metingen. Door steeds een selectiecriterium extra toe te voegen, kan de vraag naar de voortgangsresultaten worden beantwoord.

Een duidelijk voorbeeld van een cohortrapportage is het jaarverslag 1996 aan VWS, meer specifiek, de beantwoording van de eerste 10 vragen die VWS stelt in haar onlangs aan gemeenten verstuurde circulaire. De selectie die als uitgangspunt dient (100%meting) is het aantal nieuwkomers dat in 1996 is bereikt. Vervolgens worden daar steeds extra selectiecriteria aan toegevoegd: het aantal van de bereikte nieuwkomers waarmee een afspraak is gemaakt, het aantal nieuwkomers met afspraak dat is gestart, het aantal nieuwkomers dat het educatieve programma heeft afgerond, het aantal dat na afronding is overgedragen aan vervolgeducatie of Arbvo.

Deze tekst is een gedeelte uit: "Samenvatting handboek regie inburgering",
Wil van der Steuijt, Ministerie van VWS, gepubliceerd in de
Nieuwsbrief Nieuwkomers, jg. 4, nr 4, sept. 1997.